Projektipäällikön näkökulma – yhteishenki ja kirkas visio vievät teollisuushankkeen onnistuneesti maaliin

Projektien arvioinnissa lähtökohtana on usein perinteinen kolmio, jonka kulmina ovat projektin laajuus, aikataulu ja kustannukset. Kolmion keskelle jää laatu eli toimituksen onnistuminen: pitikö aikataulu, pysyttiinkö budjetissa ja toteutuiko projekti sovitussa laajuudessa.

Haluaisin nostaa perinteisten mittareiden rinnalle muitakin arvoja. Omassa ajatusmaailmassani ja Rejlersillä turvallisuus on yksi tärkeimmistä projektin mittareista. Toinen paljastava mittari on jatkuvuus. Hyvin menneen projektin jälkeen asiakas muistaa toimittajan myös seuraavaa investointia suunnitellessaan. Jos tämä johtaa tilaukseen, sama projektitiimi haluaa ja halutaan mukaan uuteenkin hankkeeseen.

Yhteishenki vahvistuu vuorovaikutuksessa

Laajat teollisuushankkeet ovat mitä vahvimmin tiimityötä. Tiimissä vallitseva ilmapiiri ratkaisee, millaisella draivilla projekti etenee. Ilmapiiriä rakennetaan ja vahvistetaan vuorovaikutuksessa: jokaisessa projektissa tarvitaan aktiivista, avointa ja selkeää viestintää. Niin vaikeaa teknistä asiaa ei ole, että insinööri ei osaisi sitä ratkaista – kunhan oikea tieto tavoittaa oikean henkilön.

Pandemian aikana laajojakin projekteja vietiin läpi pitkälti virtuaalisilla työkaluilla. Se onnistui kyllä, mutta hyvän ilmapiirin rakentaminen vei normaalia pidempään: meille ihmisille on helpompi jutella toisillemme, jos olemme tavanneet kasvokkain. Tiimien kohtaamiseen ja näkemysten vaihtamiseen projektin alussa käytetty aika synnyttää luottamusta ja helpottaa yhteistyötä. Tämä maksaa itsensä varmasti takaisin.

Projektipäällikkö on avainasemassa ilmapiirin luomisessa, sillä tiimin jäsenet peilaavat herkästi projektipäällikön tapaa jutella tiimilleen – äänensävyjen ja sanamuotojen on oltava kohdallaan. Vastaavasti vuorovaikutuksen pitää toimia asiakkaan ja toimittajan projektipäällikköjen välillä, sillä tämä heijastuu molempien tiimiin. Kun ilmapiiri ja asenne ovat kaikilla kohdallaan, toimittaja ja asiakas muodostavat yhden vahvan tiimin, joka menee yhdessä vaikka läpi harmaan kiven.

Vision kirkastaminen ohjaa toimintaa

Jokaisella projektilla on tavoitteet, jotka pitää saavuttaa – tietty toimitussisältö, määrätyissä raameissa. Projektipäällikön tehtävä on kirkastaa tavoitteet tiimille: luoda roadmap ja aikatauluttaa se, tunnistaa kriittinen polku ja määritellä vaadittava dokumentaatio sekä tärkeimmät virstanpylväät. Kaikki tämä pitää viestiä selvästi.

Asiakkaan tehtävänä on varmistaa, että projektin visio on kohdallaan eikä päämäärä muutu matkan varrella. Tämän jälkeen hän voi luottaa toimittajan ammattitaitoon siinä, että päämäärään päästään. Lisäksi on äärimmäisen tärkeää, että projektiin liittyvät roolit ja vastuut on määritelty tarkasti. Monet haasteet voidaan välttää sillä, että toimittaja tietää, kenellä asiakasorganisaatiossa on valtuudet päättää mistäkin asiasta. 

Ajatukset jalostuvat monimuotoisessa tiimissä

Toimiva vuorovaikutus ja selvät askelmerkit ovat kriittisiä menetystekijöitä kaikissa projekteissa. Lisäksi lopputulosta parantaa, jos projektitiimiin saadaan mahdollisimman erilaisia ihmisiä. Insinöörityössä haetaan uudenlaisia ratkaisuja hyvin vaihteleviin haasteisiin: erilaiset taustat ja elämänkokemukset tuottavat tässä työssä arvokkaita näkökulmia, joilla on suuri merkitys projektin onnistumiselle.

Projektipäällikön tehtävä on fasilitoida tiimin työtä ja sparrata tiimiläisiä niin, että kaikki osaaminen saadaan varmasti käyttöön ja lopputulos on paras mahdollinen. Teollisuuden investointiprojekteissakin ryhmä on vahvempi kuin yksilöidensä summa.

***

Kirjoittaja Max Sunnarborg toimii projektipäällikkönä Rejlersin laajoissa teollisuusprojekteissa. Kirjoitus on osa Rejlers Way -blogisarjaa, jossa annetaan avaimia onnistuneen teollisuuden investointiprojektin toteuttamiseen. Lue blogisarjan edellinen kirjoitus

***
Kuvaaja: Nina Salokangas