Teollisuuden investointihankkeen projektitoimitusta ei pidä hankkia kiireessä – huomioi kolme tärkeää vaihetta kilpailutuksessa

Aikasykli projektitoimitusten kilpailutuksessa tuntuu supistuvan vähitellen, vaikka juuri lisäaika olisi tarpeen. Muuten ei voida varmistaa, että toimittaja saa tarkan käsityksen asiakkaan tilanteesta ja asiakas siitä, mitä hänelle tarjotaan.  

1. Varoita tulevasta tarjouspyynnöstä

Kun toimittaja saa projektitoimitusta koskevan tarjouspyynnön, vie aikansa tutustua aineistoon. Vasta tämän jälkeen toimittaja pystyy esittämään oikeat tarkentavat kysymykset. Ennakkovaroitus helpottaa tilannetta – näin toimittaja voi varata aikaa valmisteleviin toimenpiteisiin ja kyselyaineistoon perehtymiseen. Lyhyt ilmoitus tulevasta tarjouspyynnöstä riittää.

2. Käy keskustelu tarjouspyynnön sisällöstä

Moni hankintaprosessi etenee seuraavasti: asiakas lähettää tarjouspyynnön valitsemilleen toimittajille ja pyytää vastausta määräpäivään mennessä. Tämän jälkeen tarjouksia vertaillaan keskenään.

Tarjoukset eivät kuitenkaan useimmiten ole keskenään vertailukelpoisia, ja niiden laadussakin voi olla puutteita. Parempi lopputulos syntyy, kun tarjouksen jättäjille tarjotaan mahdollisuus palaveriin, jossa kyselyaineisto käydään yhdessä läpi. Esimerkiksi nämä asiat vaativat usein kirkastamista:

• Minkälaisia toimintaohjeita asiakkaalla on investointiprojektien hyväksyttämiseksi ja läpiviemiseksi? Jos asiakasyrityksessä on vahva projektikulttuuri, ohjeistusta tulee usein tilaajalta. Muussa tapauksessa toimittajan pitää pystyä ehdottamaan hyväksi todettuja toimintamalleja asiakkaalle.
  
  
• Missä vaiheessa investointihanke on ja mitä selvityksiä on jo tehty? Mikä on hankkeen tilanne esimerkiksi teknologia- ja toteutusvaihtoehtojen kartoituksessa, riskienhallinnassa, sekä sijoitusvaihtoehdoissa? Onko hankinnan ja työmaapalvelujen vastuunjako selkeästi määritelty? Nämä asiat antavat yleiskuvaa hankkeen kypsyysasteesta ja vaikuttavat oleellisesti myös tarjouksen sisältöön.
  
  
• Miten tarkkaa arviota investoinnin kokonaiskustannuksista toimeksiannolla tavoitellaan? Mikä on yhteinen strategia siitä, miten tarkkuustavoitteeseen päästään määritellyssä aikataulussa?

Tarkentavien kysymysten avulla saavutetaan yhteisymmärrys tarjottavasta kokonaisuudesta. Tämä on mahdollista, kun tarjouspyynnön lähettämisen ja tarjousten määräajan väliin jätetään tarpeeksi aikaa.

3. Kutsu toimittajat esittelemään tarjouksensa

Kun tarjoukset on jätetty, toimittajaehdokkaiden olisi paras esitellä ne asiakkaalle suullisesti. Näin toimittajat voivat esimerkiksi avata hinnoittelunsa perusteita ja asiakas pyytää selvennystä mahdollisiin kysymyksiinsä.

Usein suullinen esittelytilaisuus johtaa tarkennettuun tarjoukseen, jossa esimerkiksi eri osa-alueiden painotusta on korjattu keskustelun pohjalta. Silloin projektin lopputuloskin vastaa parhaiten asiakkaan tarpeita.

***

Kirjoittaja Jarno Laine vetää projektitoimistoa Rejlersin projektiliiketoiminnassa. Kirjoitus on osa Rejlers Way -blogisarjaa, jossa annetaan avaimia onnistuneen teollisuuden investointiprojektin toteuttamiseen. Lue blogisarjan edellinen kirjoitus

***

Kuvaaja: Nina Salokangas